11月4日，烟台南山学院在东海校区行政楼三楼会议室召开教代会和工会、团代会和学代会筹备会议。党委书记主持会议并作讲话。

会议决定成立教代会和工会、团代会和学代会筹备工作领导小组，负责会议筹备工作的规划部署、组织领导和监督检查，指导有关部门开展筹备工作。领导小组下设两个办公室：教代会和工会筹备办公室设在党群工作部，负责牵头开展教代会和工会筹备工作；团代会和学代会筹备办公室设在学生工作部，负责牵头开展团代会和学代会筹备工作。

会议明确了筹备工作要求，再召开三次工作协调会议：11月11日左右，研究讨论会议筹备方案，部署下阶段任务；11月18日左右，研究通过有关会议材料，部署下阶段任务；11月25日左右，布置会议召开的具体事宜。

会议决定，教代会和工会、团代会和学代会将于12月份适时召开。